Rilevazione delle presenze dei dipendenti: strumenti e consigli

Una delle operazioni più complesse e insidiose nella gestione delle risorse umane è rappresentata dalla rilevazione delle presenze.

Si tratta della raccolta degli orari conseguiti dalla persona in entrata e in uscita, a fronte di un gesto, quello di timbratura, che viene compiuto minimo due volte al giorno; si può arrivare facilmente a quattro volte se si considerano le pause.

La procedura viene fatta attraverso la predisposizione dei fogli presenze, documenti che si rivelano essenziali nella gestione dei dipendenti e che possono essere conseguiti secondo modalità differenti.

La loro compilazione influisce inoltre sulla realizzazione delle buste paga, sul calcolo dei contributi che occorre versare all’INPS e sulle quote che invece si rivela necessario accantonare per TFR, tredicesima e quattordicesima.

La rilevazione delle presenze può essere fatta secondo molteplici soluzioni. Prima di vedere quali sono gli strumenti che si possono utilizzare, scopriamo nel dettaglio perché si rivela così importante per aziende e lavoratori.

Rilevazione delle presenze: cos’è e perché è importante

Ma cos’è esattamente la rilevazione delle presenze? Si tratta dell’azione che viene compiuta per registrare l’orario di lavoro che svolge un dipendente.

Solitamente vengono verificati due momenti specifici nell’arco della giornata: quello di inizio e di fine della mansione. Diverse realtà sono solite misurare anche il tempo dedicato alle pause.

A cosa serve tale procedura? Permette di conseguire un resoconto puntuale e affidabile delle ore che risultano a tutti gli effetti lavorate, così da determinare la retribuzione delle indennità dovute in busta paga.

La registrazione delle presenze avviene tramite un sistema noto come timbratura, la quale a sua volta può essere eseguita secondo diverse modalità che vedremo a breve. Tornando sui motivi per cui si rivela così importante, si tratta sostanzialmente di quelli seguenti:

• Una rilevazione delle presenze fatta accuratamente è la base per avere dati corretti e affidabili per l’elaborazione delle buste paga.
• Il rapporto datore di lavoro-collaboratori si avvantaggia di una comunicazione più chiara e priva di equivoci sulla retribuzione.
• Influisce sull’organizzazione dei turni, consentendo a chi se ne occupa di avere un quadro fedele ed esaustivo.

Si tratta perciò di qualcosa che predisporre senza errori appare di vitale importanza per le imprese. Scopriamo quali sono gli strumenti che si possono adottare, mettendoli a confronto.

Gli strumenti per la rilevazione delle presenze

La rilevazione delle presenze può essere conseguita secondo molteplici sistemi di timbratura, che andranno poi a fornire i dati di base per il foglio presenze. Entriamo più nel dettaglio, vedendo quali sono gli strumenti utilizzabili per entrambe le funzioni.

Strumenti per la timbratura

La timbratura può essere registrata tramite i seguenti apparecchi:

• Cartellini e marcatempo. I dipendenti inseriscono un cartellino cartaceo all’interno di un marcatempo, che rileva la presenza: quando le caselle finiscono, verrà sostituito. Tale soluzione si rivela la scelta ottimale se le risorse operano in azienda, la quale dovrà investire sull’acquisto delle apparecchiature.
• Badge e marcatempo. Il badge è una carta elettronica fissa e non comporta alcuna sostituzione, anche se viene facilmente smarrito. Per il resto, vale quanto detto in precedenza.
• Timbratura tramite pc. La timbratura viene fatta all’interno di un software a cui si accede tramite pc. È un’opzione meno costosa e indicata in più categorie di lavoratori ma comporta l’obbligo di accedere a un computer.
• Timbratrice mobile. I marcatempo possono essere spostati e sono più piccoli. Non è una misura indicata se i dipendenti non possono recarsi dove è ubicato l’apparecchio.
• App per timbratura. Un sistema accessibile, intuitivo ed evoluto, con un’applicazione ad hoc predisposta allo scopo e fruibile tramite qualsiasi dispositivo telematico: smartphone, tablet e pc. La timbratura può essere effettuata in un semplice “tap” da qualsiasi luogo e viene individuata la geolocalizzazione, con un risparmio sui costi. La rilevazione viene condivisa con le risorse del comparto amministrativo e il dipendente, i dati sono lavorati in tempo reale.
• Rilevazione biometrica. Avviene tramite riconoscimento delle impronte o del volto. Un sistema che offre maggiori garanzie di identificazione ma piuttosto costoso.

Al momento la soluzione più versatile per la rilevazione delle presenze è la timbratura tramite app. Un sistema di facile utilizzo, economico e indicato per qualsiasi contesto lavorativo, persino in modalità ibrida, trasferte e smart working.

Strumenti per i fogli presenze

Una volta registrate le presenze le imprese dovranno predisporre dei fogli presenze per ciascun collaboratore. Possono essere conseguiti nelle seguenti versioni:

• Fogli presenze cartacei. La controindicazione è che le grafie non sono sempre chiare: è facile incorrere in errori.
• In formato Word. Semplice da realizzare, essendo l’inserimento delle informazioni manuale le imprecisioni sono piuttosto frequenti.
• In formato Excel. Una soluzione che consente calcoli esatti ma che potrebbero risultare sbagliati per via di un inserimento dei dati manuale.
• Tramite software presenze. Un sistema che può essere abbinato a una timbratura tramite app, affidabile e precisa, facilmente accessibile e condivisibile tra le figure. A differenza delle altre modalità, in genere presenta un costo che però viene ripagato con dati impeccabili nonché un risparmio di tempo e denaro nel lungo periodo, a fronte di uno stress decisamente minore.

I fogli presenze possono avere una base giornaliera come mensile. L’importante è che risultino compilati con precisione, per garantire una gestione dei dipendenti ottimale a 360° e risultare “in ordine” in caso di controllo.